自分にしか出来ない業務！他人には任せられない！
自分は毎日残業しているのに、同僚は暇を持て余している！

状況

顧客から戻ってきた教材の修理は技術の人間にしかできない、と少数の技術者が対応し、単なる接触不良までもチェック、修理していたため、新製品の開発がのびのびに。

一方、経理担当者は部品の入出庫記録を手書き帳面へ記録後、パソコンへも入力するなど二度手間をしており、出荷や経理業務がおろそかになることがあった。

さらに、一つの業務を担う担当者が複数人存在し、手持ちぶさたの状態が頻発していたが、他の業務の応援はしていなかった。

改善のアプローチと効果

問題点

1. 自身の職分を犯されることを嫌う技術者
2. 自身の仕事の内容の意味を理解していない従業員

であるとして、以下の改善提案を行なった。

① 属人化する業務の見直し

新製品の開発という専門家がすべき業務については技術者へ任せ、接触不良のチェック及び修理など標準化できる業務については、手の空いている従業員が担当できるよう、業務手順の取りまとめと指導を行なうこととした。

⇒ 従業員が複数の業務を担当出来るようになり、急な欠勤や修理依頼の集中に対応出来るようになった。

② 業務内容の理解

業務内容がどの帳面のどのように反映されるのかを理解させ、全業務の要不要を棚卸させ、手順書の作成を行なった。

⇒ 業務内容の手順書を作成し、他の従業員を指導させ、サブ業務として担当出来るようになった。
また、これによりアイドルタイムがほとんど発生しなくなったため、社会保険に加入していたパート従業員の勤務日数、時間数が減少し、人件費の削減につながった。