経理を一手に担っていた担当者が退職！後任も見つからない！
業務も複雑でこのままだと業務コストが大きくなりすぎる！

状況

この会社では、一人の経理担当者が、伝票の起票から、会計帳簿の作成、給与計算など経理全般を長年行っていたが、この経理担当者が退職することになった。

また、業務自体も昔ながらの「手書き」を主体とした帳簿の起票や給料計算を行っており、同じように業務を引き継ごうにも、役員や店長たちとのコミュニケーション含め、業務の習熟までに時間がかかることがわかった。

改善のアプローチと効果

業務の問題点

1. 一人の担当者に業務を集約しすぎた点
2. 手書きを主体とした熟練を要する複雑な業務

であるとして、以下の業務改善提案を行った。

① 役割分担の見直しと業務の分散化

現在の経理業務が一人の担当者に集約されていることが会社運営上のリスクと考えて、その業務の役割を見直し、経理業務を各店舗にて行うこととした。

⇒業務のやり方が共有されて、担当者が辞めても業務が継続できないリスクは僅少化した。

② パソコンの導入による業務の簡素化・効率化

手書きのままでは作業の効率化が出来ないため、パソコンの導入を行ない、様々な業務において活用した。
またパソコンに不慣れなスタッフが多かったため、導入から運用までの支援を行なった。

⇒ パソコン会計の導入により、日報、預金通帳、請求書等より、全取引の入力ができるため、経理担当者を雇用する必要がなく、また本部に資料を送付するなどの手間が削減できた。

副次的効果として、様々な書類を全員が共有出来るようになり、 紛失や計算間違い、書類作成時間が大幅に減少した。